Κάθε χρόνο, λίγο πριν ανοίξουν τα μαγαζιά για τη σεζόν, το τηλέφωνο στο κατάστημα χτυπάει πιο συχνά. Ταμειακές που έμειναν κλειστές όλο τον χειμώνα και δεν ανάβουν. POS που δεν συνδέονται. Router που κάποιος έβγαλε από την πρίζα τον Νοέμβριο και τώρα κανείς δεν θυμάται τον κωδικό. Τα περισσότερα λύνονται εύκολα. Το πρόβλημα είναι ότι συνήθως τα ανακαλύπτουμε τη μέρα που μπαίνει ο πρώτος πελάτης.
Γράψαμε εδώ τι ελέγχουμε κι εμείς όταν μας καλούν να ετοιμάσουμε μια επιχείρηση πριν το άνοιγμα. Τα περισσότερα μπορείτε να τα κάνετε μόνοι σας, χωρίς να είστε τεχνικός.
Ξεκινήστε νωρίτερα απ’ ό,τι νομίζετε
Η πιο χρήσιμη συμβουλή είναι και η πιο βαρετή: μην αφήνετε τον έλεγχο για την τελευταία εβδομάδα. Στη Ρόδο οι εποχικές επιχειρήσεις ανοίγουν λίγο πολύ την ίδια περίοδο, οπότε τεχνικοί, προμηθευτές και τράπεζες έχουν όλοι φόρτο μαζί. Αν κάτι θέλει ανταλλακτικό ή ρύθμιση από την τράπεζα, καλύτερα να το μάθετε όσο υπάρχει ακόμα χρόνος.
Η ταμειακή μηχανή
Ανάψτε την και κόψτε μια δοκιμαστική απόδειξη. Ακούγεται αυτονόητο, αλλά είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να δείτε αν βγάζει κάποιο μήνυμα σφάλματος, αν η ημερομηνία και η ώρα είναι σωστές και αν τυπώνει καθαρά. Μηχανές που πέρασαν τον χειμώνα σε κλειστό, υγρό χώρο κοντά στη θάλασσα έχουν συχνά θέμα με την μπαταρία ή με τον μηχανισμό εκτύπωσης.
Ελέγξτε και τα είδη με τις τιμές. Αν αλλάξατε κατάλογο, αν μπήκαν καινούργια πιάτα ή ποτά, αν ανέβηκαν οι τιμές, περάστε τα τώρα και όχι με τον πελάτη μπροστά σας. Στην εστίαση, όπου η ταμειακή συνδέεται με πρόγραμμα παραγγελιοληψίας, βεβαιωθείτε ότι οι αλλαγές πέρασαν και στα δύο.
Αν άλλαξε κάτι στα στοιχεία της επιχείρησης ή αν το μηχάνημα θέλει ενημέρωση, μιλήστε με τον λογιστή σας και με εμάς, να γίνει ό,τι χρειάζεται με την ησυχία του. Και κάτι πρακτικό: πάρτε ρολά χαρτί από πριν. Τον Ιούλιο δεν θέλετε να τα ψάχνετε.
Το POS και η διασύνδεση με την ταμειακή
Εδώ βλέπουμε τα περισσότερα προβλήματα του ξεκινήματος. Το POS μπορεί να ανάβει κανονικά, αλλά να μην επικοινωνεί με την ταμειακή, να έχει χάσει τη σύνδεση στο δίκτυο ή να περιμένει ενημέρωση από την τράπεζα.
Ο καλύτερος έλεγχος είναι μια πραγματική συναλλαγή μικρού ποσού με τη δική σας κάρτα, από την αρχή μέχρι το τέλος. Χτύπημα στην ταμειακή, πληρωμή στο POS, έκδοση απόδειξης. Αν όλη η διαδρομή δουλεύει, είστε εντάξει. Αν κολλάει κάπου, τουλάχιστον ξέρετε πού.
Αν φέτος σκοπεύετε να βάλετε δεύτερο POS ή να αλλάξετε τράπεζα, πείτε το νωρίς. Η διασύνδεση ενός νέου τερματικού με την ταμειακή θέλει παραμετροποίηση. Ασχολούμαστε με αυτή τη δουλειά καθημερινά, και σας λέμε ότι γίνεται πολύ πιο ήρεμα τον Μάρτιο απ’ ό,τι τον Ιούνιο.
Το WiFi, για εσάς και για τους πελάτες
Το ίντερνετ δεν είναι πια μόνο για τον πελάτη που ζητάει τον κωδικό. Από αυτό εξαρτώνται η ταμειακή, το POS, η ηλεκτρονική τιμολόγηση, τα φορητά τερματικά των σερβιτόρων, η κάρτα εργασίας. Αν πέσει η σύνδεση, σταματάνε όλα μαζί. Πριν ανοίξετε, κάντε τουλάχιστον αυτά:
- Επανεκκίνηση στο router και έλεγχος ότι παίρνετε την ταχύτητα που πληρώνετε.
- Ξεχωριστό δίκτυο για τους πελάτες, που δεν ακουμπάει ταμείο και υπολογιστές.
- Νέος κωδικός στο WiFi των πελατών, ειδικά αν πέρσι ήταν τυπωμένος σε κάθε τραπέζι.
- Μια βόλτα με το κινητό σε όλο τον χώρο, μέσα κι έξω, για να δείτε πού πέφτει το σήμα.
Το τελευταίο μετράει πολύ για όσους έχουν αυλή, βεράντα ή τραπέζια στο πεζοδρόμιο. Τον χειμώνα δεν το προσέχει κανείς. Το καλοκαίρι όμως εκεί κάθεται ο κόσμος, κι εκεί περπατάει ο σερβιτόρος με το φορητό POS. Αν το σήμα κόβεται στη μέση της αυλής, θα το καταλάβετε με τον χειρότερο τρόπο.
Αν τα περσινά προβλήματα ήταν συχνά, ίσως ήρθε η ώρα για ένα σωστά στημένο δίκτυο αντί για άλλον έναν ενισχυτή σήματος. Πώς το κάνουμε εμείς θα το βρείτε στη σελίδα για τα δίκτυα και το WiFi.
Το προσωπικό
Αυτό ξεχνιέται πιο συχνά απ’ όλα. Οι εποχικοί αλλάζουν, και ο καινούργιος σερβιτόρος ή ταμίας δεν ξέρει πώς ακυρώνεται μια απόδειξη ή τι κάνει όταν το POS βγάλει σφάλμα. Αφιερώστε μισή ώρα την πρώτη μέρα να δείξετε τα βασικά. Πώς κόβουν απόδειξη, πώς χρεώνουν κάρτα, ποιον παίρνουν τηλέφωνο αν κάτι στραβώσει. Κολλήστε κι ένα χαρτάκι δίπλα στην ταμειακή με τα τηλέφωνα υποστήριξης, τα δικά μας και της τράπεζας. Μοιάζει λεπτομέρεια, αλλά σώζει απογεύματα.
Αν θέλετε να τα δούμε μαζί, ρίξτε μια ματιά στα ταμειακά συστήματα που υποστηρίζουμε ή στείλτε μας μήνυμα να κανονίσουμε έναν έλεγχο πριν ανοίξετε. Μπορείτε επίσης να μας πάρετε στο 22410 37107 ή να περάσετε από τη Σκεύου Ζερβού 4. Όσο νωρίτερα μας το πείτε, τόσο πιο εύκολα βρίσκουμε χρόνο.
