Η ψηφιακή κάρτα εργασίας είναι από τα θέματα που ακούμε συχνά στο κατάστημα, κυρίως από ιδιοκτήτες εστιατορίων, καφέ και καταστημάτων λιανικής. Και οι περισσότεροι δεν ρωτάνε για τον νόμο, ρωτάνε για την καθημερινότητα: πώς θα το κάνει ο υπάλληλος που μπαίνει βιαστικά στη βάρδια, τι γίνεται αν ξεχάσει, πώς θα τα βγάλουμε πέρα το καλοκαίρι με τόσο προσωπικό.
Ένα πράγμα από την αρχή. Δεν είμαστε λογιστές ούτε εργατολόγοι, και οι κανόνες για το ποιος υπάγεται, τι δηλώνεται και πότε έχουν λεπτομέρειες και αλλάζουν. Γι’ αυτά μιλήστε με τον λογιστή σας. Εδώ γράφουμε όσα βλέπουμε να βοηθάνε στην καθημερινή λειτουργία.
Τι κάνει, με απλά λόγια
Ο εργαζόμενος δηλώνει ηλεκτρονικά πότε ξεκινάει και πότε τελειώνει τη δουλειά του, και η καταγραφή φτάνει στο ΕΡΓΑΝΗ. Το πώς γίνεται εξαρτάται από τη λύση που θα επιλέξετε. Μπορεί από το κινητό του εργαζομένου, μπορεί από μια συσκευή στην είσοδο, μπορεί με συνδυασμό. Από την πλευρά σας, χρειάζεστε μια εφαρμογή που να τα μαζεύει όλα, να σας δείχνει ποιος είναι μέσα και να σας βοηθάει να ελέγχετε ότι συμφωνούν με τα ωράρια που έχετε δηλώσει.
Εμείς δουλεύουμε με το Epsilon Smart ERGANI, που τρέχει στο cloud. Δεν στήνετε πρόγραμμα σε κάποιον υπολογιστή στο μαγαζί, και την εικόνα τη βλέπετε από όπου έχετε ίντερνετ.
Η εστίαση έχει τις δικές της δυσκολίες
Σε ένα εστιατόριο ή ένα beach bar το ωράριο σπάνια μένει σταθερό. Σπαστές βάρδιες, ο σερβιτόρος που κάθεται παραπάνω γιατί ήρθε γκρουπ, ο λαντζέρης που μπαίνει νωρίτερα γιατί έφτασε η παραγγελία του προμηθευτή. Εκεί μπλέκουν τα πράγματα, γιατί η κάρτα καταγράφει τι έγινε πραγματικά, και αυτό πρέπει να ταιριάζει με όσα έχουν δηλωθεί.
Η πρακτική συμβουλή είναι μία: οι αλλαγές στο πρόγραμμα να περνάνε όσο πιο έγκαιρα γίνεται, όχι στο τέλος της εβδομάδας από μνήμης. Ορίστε έναν άνθρωπο, εσάς ή τον υπεύθυνο βάρδιας, που έχει αυτή την ευθύνη και ξέρει πώς γίνεται. Και κουβεντιάστε με τον λογιστή σας πώς ακριβώς χειρίζεστε τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής, γιατί εκεί βρίσκονται οι περισσότερες παγίδες.
Στη λιανική, το θέμα είναι η συνήθεια
Στα καταστήματα λιανικής το ωράριο είναι συνήθως πιο προβλέψιμο, οπότε η δυσκολία είναι άλλη. Ο υπάλληλος που ανοίγει το πρωί έχει να σηκώσει ρολά, να ανάψει φώτα, να ανοίξει ταμείο, και η κάρτα είναι ένα ακόμα πράγμα που μπορεί να του ξεφύγει.
Κάτι απλό που δουλεύει: η καταγραφή να γίνεται πάντα στο ίδιο σημείο και την ίδια στιγμή, για παράδειγμα πριν ανάψει την ταμειακή. Και στο κλείσιμο, πριν κατεβεί το ρολό. Όταν γίνει κομμάτι της ρουτίνας, σταματάει να ξεχνιέται.
Μικρά πρακτικά που κάνουν διαφορά
- Βεβαιωθείτε ότι στο σημείο της καταγραφής υπάρχει σήμα κινητού ή σταθερό WiFi. Σε υπόγεια, αποθήκες και κουζίνες με πολύ ανοξείδωτο αυτό δεν είναι δεδομένο.
- Δείξτε τη διαδικασία σε κάθε νέο εργαζόμενο την πρώτη του μέρα, όχι «θα σου πω αύριο».
- Ρίχνετε μια ματιά κάθε μέρα, έστω για ένα λεπτό, αν λείπει κάποια καταγραφή, για να διορθώνεται όσο τη θυμάστε.
- Κρατήστε ενημερωμένα τα στοιχεία του προσωπικού στην εφαρμογή, ειδικά όταν έρχονται και φεύγουν εποχικοί.
Το τελευταίο έχει ιδιαίτερη σημασία στη Ρόδο. Με το άνοιγμα της σεζόν μπαίνει πολύς καινούργιος κόσμος μέσα σε λίγες εβδομάδες, και είναι εύκολο να μείνει κάποιος απέξω. Έχετε έτοιμη την εφαρμογή και τις ρυθμίσεις πριν ανοίξετε, ώστε τις πρώτες μέρες απλώς να προσθέτετε ανθρώπους και όχι να στήνετε από το μηδέν.
Σκεφτείτε από πριν και τι γίνεται όταν κάτι δεν πάει καλά. Ο εργαζόμενος έμεινε από μπαταρία, το ίντερνετ έπεσε, το κινητό του είναι παλιό και η εφαρμογή δεν ανοίγει. Συζητήστε με τον λογιστή σας τι κάνετε σε τέτοιες περιπτώσεις, ώστε να μην αυτοσχεδιάζει ο καθένας. Κι αν η καταγραφή γίνεται από τα κινητά, ένας φορτιστής εκεί που το προσωπικό αφήνει τα πράγματά του λύνει περισσότερα απ’ όσα θα περιμένατε.
Αν έχετε ήδη μηχανογράφηση
Αν η επιχείρηση δουλεύει ήδη με εμπορικό πρόγραμμα, ταμειακό σύστημα ή εφαρμογή εστίασης, αξίζει να δείτε πώς ταιριάζει η κάρτα εργασίας με τα υπόλοιπα. Δεν χρειάζεται να είναι όλα ένα πρόγραμμα. Όσο λιγότερα όμως ξεχωριστά συστήματα πρέπει να θυμάται το προσωπικό, τόσο λιγότερα λάθη γίνονται. Για το πώς στήνουμε τη μηχανογράφηση μιας επιχείρησης, θα βρείτε περισσότερα στη σχετική σελίδα.
Τη λύση που προτείνουμε θα τη δείτε στη σελίδα του Epsilon Smart ERGANI. Κι αν θέλετε να το δούμε από κοντά, περάστε από τη Σκεύου Ζερβού 4 ή πάρτε μας στο 22410 37107. Θα σας δείξουμε πώς δουλεύει στην πράξη, και για τα νομικά θα σας πούμε ό,τι λέμε σε όλους: ρωτήστε και τον λογιστή σας.
