Για το backup όλοι συμφωνούν ότι χρειάζεται. Λίγοι το έχουν στήσει σωστά. Και σχεδόν κανείς δεν έχει δοκιμάσει αν θα μπορούσε πράγματι να πάρει πίσω τα αρχεία του.
Στο κατάστημα το βλέπουμε όταν μας φέρνουν έναν υπολογιστή που δεν ανοίγει. Η πρώτη ερώτηση δεν είναι «φτιάχνεται;» αλλά «σώζονται τα αρχεία;». Πολλές φορές σώζονται. Κάποιες όχι. Και τότε είναι λίγο αργά για κουβέντα περί backup.
Υπάρχει ένας παλιός και πολύ απλός κανόνας που χρησιμοποιούν οι τεχνικοί εδώ και χρόνια, ο λεγόμενος κανόνας 3-2-1. Για να τον καταλάβετε δεν χρειάζεται να ξέρετε τίποτα από υπολογιστές.
3: τρία αντίγραφα
Τα σημαντικά σας αρχεία πρέπει να υπάρχουν σε τρία σημεία συνολικά. Το αρχείο που δουλεύετε κάθε μέρα μετράει για ένα. Χρειάζεστε άλλα δύο.
Γιατί δεν φτάνει ένα; Γιατί αυτό το ένα συνήθως είναι ένας εξωτερικός δίσκος που αγοράστηκε πριν από χρόνια, και κανείς δεν θυμάται πότε συνδέθηκε τελευταία φορά. Τη μέρα που θα τον χρειαστείτε μπορεί να είναι χαλασμένος ή να έχει τα αρχεία του περσινού καλοκαιριού. Με δύο αντίγραφα, αν σας προδώσει το ένα, έχετε το άλλο.
Μια παρεξήγηση που ακούμε συχνά: «τα έχω στο Dropbox» ή «στο OneDrive, άρα έχω backup». Όχι ακριβώς. Αυτές οι υπηρεσίες συγχρονίζουν τα αρχεία, δηλαδή ό,τι αλλάζει στον υπολογιστή αλλάζει και εκεί. Αν σβήσετε κατά λάθος έναν φάκελο ή αν τα αρχεία καταστραφούν, η ίδια ζημιά περνάει και στο αντίγραφο. Βοηθάνε, αλλά μόνο αν είναι ρυθμισμένες να κρατάνε παλιότερες εκδόσεις και ξέρετε πώς να τις ανακτήσετε.
2: δύο διαφορετικά μέσα
Τα αντίγραφα δεν πρέπει να βρίσκονται όλα στο ίδιο είδος αποθήκευσης. Αν τα αρχεία είναι στον υπολογιστή και το «backup» σε έναν άλλο φάκελο του ίδιου δίσκου, στην ουσία δεν έχετε backup. Χαλάει ο δίσκος, χάνονται και τα δύο.
Για μια μικρή επιχείρηση αυτό μεταφράζεται σε κάτι τέτοιο: τα αρχεία στον υπολογιστή, ένα αντίγραφο σε εξωτερικό δίσκο ή σε μια μικρή συσκευή αποθήκευσης στο δίκτυο του γραφείου (αυτό που λέμε NAS), και ένα αντίγραφο κάπου αλλού. Αυτό το «κάπου αλλού» είναι το τελευταίο νούμερο.
1: ένα αντίγραφο εκτός γραφείου
Εδώ σκοντάφτουν οι περισσότεροι. Τουλάχιστον ένα αντίγραφο πρέπει να βρίσκεται έξω από τον χώρο της επιχείρησης. Διάρρηξη, φωτιά, νερό από το επάνω διαμέρισμα, ακόμα κι ένα βραχυκύκλωμα που θα κάψει ό,τι είναι στην πρίζα. Σε όλα αυτά θέλετε τα δεδομένα σας να είναι κάπου που δεν επηρεάστηκε.
Συνήθως αυτό γίνεται με backup στο cloud, που τρέχει μόνο του χωρίς να χρειάζεται να το θυμάται κανείς. Παλιότερα κάποιοι έπαιρναν έναν δίσκο σπίτι κάθε Παρασκευή. Δουλεύει κι αυτό, αρκεί να γίνεται όντως κάθε Παρασκευή, και όχι μόνο τις πρώτες τρεις.
Γιατί ο δίσκος που μένει μόνιμα στην πρίζα δεν αρκεί
Ο κανόνας έγινε πιο επίκαιρος τα τελευταία χρόνια εξαιτίας των ransomware, δηλαδή των ιών που κλειδώνουν τα αρχεία σας και ζητάνε λύτρα. Αυτοί δεν κλειδώνουν μόνο τον υπολογιστή. Κλειδώνουν ό,τι βρουν συνδεδεμένο: τον εξωτερικό δίσκο που δεν βγαίνει ποτέ από το USB, τους κοινόχρηστους φακέλους, τον δίσκο του δικτύου.
Γι’ αυτό ένα από τα αντίγραφα πρέπει να είναι αποσυνδεδεμένο, ή σε υπηρεσία cloud που κρατάει παλιότερες εκδόσεις των αρχείων. Έτσι, ακόμα κι αν ένα πρωί βρείτε όλα τα αρχεία κλειδωμένα, μπορείτε να γυρίσετε σε αυτά που είχατε την προηγούμενη μέρα. Και για να είμαστε ξεκάθαροι: το backup δεν αντικαθιστά το antivirus, ούτε το αντίστροφο. Θέλετε και τα δύο.
Τι να κρατάτε και κάθε πότε
Δεν χρειάζεται να κρατάτε αντίγραφο από κάθε φωτογραφία των διακοπών. Σκεφτείτε τι θα σας σταματούσε τη δουλειά αν χανόταν. Τιμολόγια και παραστατικά, η βάση του εμπορικού ή του λογιστικού προγράμματος, συμβόλαια, οι κρατήσεις αν έχετε καταλύματα, η λίστα πελατών, οι φωτογραφίες προϊόντων για το eshop. Αυτά πρώτα.
Για τη συχνότητα, η ερώτηση που κάνουμε στους πελάτες μας είναι απλή: πόση δουλειά αντέχετε να ξανακάνετε από την αρχή; Αν η απάντηση είναι «ούτε μία μέρα», τότε το backup πρέπει να τρέχει τουλάχιστον καθημερινά, αυτόματα, χωρίς να περιμένει να το θυμηθεί κάποιος.
Το βήμα που ξεχνάνε όλοι
Δοκιμάστε την επαναφορά. Κάθε λίγους μήνες, πάρτε ένα αρχείο από το backup και ανοίξτε το. Αν ανοίγει, ωραία. Αν δεν το βρίσκετε ή δεν ανοίγει, καλύτερα να το μάθετε τώρα παρά τη μέρα που θα το χρειαστείτε στ’ αλήθεια. Backup που δεν δοκιμάστηκε ποτέ είναι περισσότερο ευχή παρά backup.
Αν δεν ξέρετε τι ακριβώς γίνεται σήμερα στην επιχείρησή σας, ή αν η απάντηση είναι «κάπου έχουμε έναν δίσκο», μπορούμε να το δούμε μαζί και να στήσουμε κάτι που τρέχει μόνο του. Περισσότερα θα βρείτε στη σελίδα για backup και antivirus. Αλλιώς, πάρτε μας στο 22410 37107 ή περάστε από τη Σκεύου Ζερβού 4 να το κουβεντιάσουμε.
